Términos Generales del Servicio Los Términos y Condiciones que se expresan en este contrato constituyen las condiciones de uso y privacidad del servicio Q10 Académico y demás servicios agregados que se prestan a los usuarios en la actualidad y a futuro por Q10 Soluciones en su sitio web www.q10soluciones.com, tanto en su aplicación web a través del dominio q10academico.com como en su versión móvil para Android y IOS. Consideraciones Preliminares El USUARIO comprende y acepta libre, pleno y sin reservas todos y cada uno de los términos y condiciones que le asisten en este contrato, por simple causal de uso del servicio Q10 Académico y demás servicios agregados, de los cuales será responsable sobre su cumplimiento. Si el usuario no está de acuerdo en su totalidad sobre lo dispuesto, no podrá hacer uso de los servicios prestados por Q10 Soluciones. Si el usuario es representante de alguna organización empresarial, da por entendido que está facultado para actuar en nombre de ella y, en consecuencia, obligarla frente a Q10 Soluciones a aceptar todas la obligaciones derivadas de este contrato. El USUARIO que acepte el presente contrato, debe ser legalmente apto para celebrarlo según lo permita su autonomía de la voluntad y las leyes que le sean aplicables en su país y, por tanto, da por entendido a Q10 Soluciones que conoce previamente si está o no en capacidad de celebrar contratos a nombre propio o en representación de alguna organización. Los términos y condiciones podrán ser modificados total o parcialmente, sin previo aviso o autorización por parte del USUARIO. Los cambios e implementaciones tendrán vigencia a partir del momento mismo en que sean publicados o insertados en el sitio web de Q10 Soluciones o desde que sean notificados al USUARIO por cualquier medio; en todo caso, sea cual fuere el medio de divulgación, operarán con el primer aviso que obtenga. Términos Usados Las definiciones a continuación tendrán el siguiente significado en este contrato: El término "contrato" o "acuerdo" hace referencia a este contrato y a sus Términos y Condiciones. El término "leyes aplicables" hace referencia a las leyes que se aplican en Colombia para este tipo de contratos. El término "sitio" o "sitio web" hace referencia al sitio donde se prestan todos los servicios que Q10 Soluciones ofrece, sin tener en cuenta posibles terceros relacionados con Q10 Soluciones. El término "servicio" o “servicios” hace referencia a la aplicación que ofrece Q10 Soluciones en su sitio web y que opera desde el dominio q10academico.com. También hace referencia a el uso de la página web de Q10 Soluciones y su centro de soporte. El término "servicios agregados" hace referencia a servicios adicionales a la plataforma Q10 Académico, que pueden estar contemplados o no en los planes del servicio y por tanto podrían generar costos adicionales al usuario de acuerdo a sus necesidades, como: Q10 Recaudo Electrónico, Q10 Salón Virtual, Q10 Mailing, Q10 ID (Carnetización), migraciones especializadas de información y desarrollos personalizados. Los términos "Sistema" "Sistema de información" “Aplicativo” “Software” “Plataforma” hacen referencia a la plataforma web denominada Q10 Académico usada por Q10Soluciones para prestar su servicio, incluido el software que usa la plataforma y todos sus contenidos. El término "titular de la cuenta" hace referencia a la persona a nombre de quien está la tarjeta de crédito que se usó para registrar la cuenta en Q10 Soluciones. El término “cuenta” hace referencia a la instancia o espacio creado por el titular de la cuenta para operar el software Q10 Académico de acuerdo a su Plan adquirido. Los términos “Institución” o “institución de educación” hacen referencia a las entidades de educación para las cuales se presta el servicio. El término "usuario" hace referencia a la persona que visita y usa el sitio web de Q10 Soluciones y su aplicación, sea o no "titular de cuenta" El término "usuario administrador" hace referencia al usuario que tiene la facultad de habilitar y crear nuevos usuarios en Q10 Académico delimitándoles sus perfiles de acceso; el titular de la cuenta es un usuario administrador por defecto quien a su vez puede crear nuevos usuarios administradores. El término "Plan" hace referencia a las condiciones de uso que tienen un usuario según el pago que haya efectuado. Términos y Condiciones Registro de Cuentas y Usuarios Q10 Soluciones presta un servicio de software que se accede a través de su sitio web www.q10soluciones.com. Los usuarios que accedan a este servicio deberán registrar una cuenta y brindar la información solicitada en los formularios que se habilitan a la hora de registrar una cuenta. Q10 Soluciones da por entendido que cualquier información ingresada en estos formularios es hecha bajo juramento y por lo tanto exonera a Q10 Soluciones de poseer información falsa sobre cualquier usuario. Q10 Soluciones permite el ingreso de una cantidad limitada de usuarios según el plan que cada titular o usuario de cuenta haya elegido al momento de registrar su cuenta. Q10 Soluciones no permite, bajo ninguna circunstancia, que estos usuarios sean distintos de aquellos que el titular de la cuenta haya decidido habilitar como tales para el uso de la plataforma y estos no podrán ser reemplazados por otras personas que conozcan las credenciales para ingresar a la plataforma. De suceder una situación como ésta, Q10 Soluciones no se hace responsable por el uso pernicioso de la información de la cuenta en contra del titular de la misma ni frente al usuario ni frente a terceros. Derechos de Autor Los derechos de autor sobre la plataforma Q10 Académico y demás servicios agregados, son de titularidad de Q10 Soluciones y bajo ninguna interpretación de estos términos y condiciones se entenderán transferidos al USUARIO. Descripción del Servicio Q10 Soluciones en la actualidad presta el servicio de la plataforma Q10 Académico, en cada uno de sus planes, bajo dos modalidades: la primera, gratuita con una expiración de 14 días calendario contados a partir de la creación de la cuenta y la segunda, de pago con las condiciones seleccionadas al momento de contratar la cuenta por parte del titular o usuario, quien adquiere una licencia no exclusiva, mundial y temporal e intransferible para usar el sistema de información. El servicio de Q10 Soluciones se inicia desde el momento de registrar una cuenta en su sitio web, una vez el titular de la misma y/o los usuarios hayan aceptado las condiciones expresadas en este contrato. El servicio consiste en el uso del software Q10 Académico y demás servicios agregados, disponibles en el dominio q10academico.com, orientados a la gestión de la información académica y administrativa en las instituciones de educación, pudiendo incluir de acuerdo al plan elegido las siguientes funcionalidades: Gestión de clientes potenciales, inscripciones y matrículas, gestión de documentos digitales, gestión de grupos, horarios, aulas y docentes, gestión de homologaciones, habilitaciones y planes de mejoramiento, evaluación por competencias o evaluación cuantitativa, educación virtual integrada, administración de contenido dinámico, publicación de anuncios, cuestionarios, foros, tareas, gestión de tesorería (recibos de caja, facturación), ingresos y egresos, gestión de cartera, órdenes de pago, créditos educativos, pagarés, proyección de recaudos, cuadres de caja, paz y salvos, gestión de egresados, ofertas laborales, informes académicos estadísticos, constancias, certificados y formatos de calidad, creación, recopilación y administración de encuestas institucionales. El usuario manifiesta tener pleno conocimiento de los servicios por los que está pagando a la hora de usar alguno de los planes que ofrece Q10 Soluciones, quien no se hará responsable en ningún caso por los errores cometidos por el usuario a la hora de elegir su plan. Q10 Soluciones da por entendido que el titular de la cuenta y los usuarios conocen cualquier cambio que se haga en la configuración de ésta. Q10 Soluciones no se responsabilizará por la pérdida de información que ocurra por fuerza mayor, caso fortuito o hecho de un tercero tal y como se explica bajo el título “Operación del Sitio”. Q10 Soluciones garantiza al Usuario el libre acceso a la plataforma Q10 Académico para gestionar la información allí disponible, bajo condiciones normales; sin embargo, el usuario acepta que existan circunstancias técnicas por las que ésta información puede llegar a estar inaccesible de manera temporal y por lo tanto exonera a Q10 Soluciones de cualquier tipo de responsabilidad por este hecho, bajo el entendido de que esto puede obedecer a mantenimientos o actualizaciones del sistema, o a limitaciones inherentes al estado de la tecnología en la actualidad. Alcance y Nivel de Servicio En condiciones normales, Q10 Académico tiene un “down time” de aproximadamente el 1%, de tal manera que se encuentra disponible el 99% del tiempo. Q10 Soluciones realizará todas las actividades que considere pertinentes para que la plataforma se encuentre disponible para su uso, mas no lo garantiza, toda vez que pueden existir eventos como: daños en las comunicaciones, actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de la aplicación, entre otros, que escapen al control y responsabilidad de Q10 Soluciones. No obstante lo anterior, Q10 Soluciones garantiza que la aplicación estará disponible en circunstancias normales vía Internet, según lo anunciado, no requiriendo de instalaciones en equipos situados en el domicilio del USUARIO, siempre y cuando el mismo se encuentre activo para el uso de la aplicación, haga uso de las credenciales correctas de su cuenta y las condiciones de prestación del servicio de conexión a Internet por parte de cada proveedor lo permitan, no siendo responsabilidad de Q10 Soluciones el no funcionamiento o el funcionamiento deficiente causado por el servicio de banda ancha contratado por el usuario. Q10 Soluciones se encuentra facultado, sin necesidad de autorización por parte del USUARIO, para realizar las modificaciones o ajustes sobre la estructura técnica de la base de datos y de las aplicaciones que hacen parte del sistema Q10 Académico, toda vez que ésta es de propiedad del Q10 Soluciones, aunque éste último reconoce que la información es de propiedad del USUARIO. Igualmente, Q10 Soluciones procurará informar oportunamente aquellos cambios que estime convenientes para evitar incomodidades o eventuales perjuicios en el procesamiento de la información. Los niveles de servicio de soporte de la aplicación son los siguientes: Prioridad Baja Normal Alta Urgente Severidad Impedimento para el trabajo de usuarios individuales y existe una solución aceptable. Interrupción del trabajo de usuarios individuales y no existe una solución aceptable. Interrupción de procesos críticos que afectan a usuarios individuales y no existe una solución. Interrupción de procesos críticos para el negocio que afectan a muchos usuarios y no existe una solución. Urgencia El cliente no necesita una resolución inmediata El cliente no necesita una resolución inmediata El cliente necesita una resolución inmediata El cliente necesita una resolución inmediata Condiciones Baja Normal Alta Urgente El 95% debe asignarse en un máximo de 8 horas 2 horas 1 hora 1 hora Resolverse en un máximo de 1 semana 2 días 24 horas 8 horas Medios de Pago El titular de la cuenta o usuario podrá elegir el plan y periodo de pago al momento de realizar el primer pago. Según el periodo elegido: semestral o anual, el próximo cobro se realizará el mismo día del mes en que se inscribió. El pago es anticipado y el usuario acepta que se realicen cobros recurrentes según los periodos elegidos. Además, se compromete a notificar a Q10 Soluciones en caso tal de que no quiera que se genere el siguiente cobro, mínimo 2 días hábiles antes de su próxima fecha de cobro. En caso de que el usuario no notifique a Q10 Soluciones, con anticipación sobre su deseo de no generar el cobro recurrente, este tendrá 5 días hábiles para pedir la devolución del dinero conforme el derecho de retracto previsto en el Estatuto del Consumidor. Q10 Soluciones ofrece los medios de pago que se reseñan en su página web. Sin embargo, para acceder al servicio Q10 Académico a través de algunos de estos sistemas de pago, puede ser necesario registrar por parte del titular de la cuenta alguna información, como por ejemplo un número de cuenta o tarjeta de crédito expedida por parte de una entidad financiera que se encuentre vigente, para poder realizar el cobro por los servicios prestados en la plataforma online disponible en el dominio q10academico.com o en la aplicación móvil. Si existen retenciones de cualquier tipo estas tendrán que ser asumidas por el usuario. Q10 Soluciones es consciente que poseer información de tarjetas de crédito o cuentas bancarias de los usuarios es delicado. Por lo tanto, está comprometido con mantener esta información segura y aislada de usos inadecuados. Q10 Soluciones da por hecho que la información de la tarjeta de crédito ingresada para crear una cuenta es conocida por el titular de la cuenta por lo tanto no se hace responsable por el uso inadecuado de tarjetas de crédito al momento de esta ser usada para registrar una cuenta, entendiéndose como uso irresponsable, la falsificación y suplantación de la identidad del titular la cuenta. Q10 Soluciones, por lo tanto, se abstiene de llevar a cabo todo tipo de actos tendientes a llevar a cabo la verificación de los datos personales del Usuario para confrontarlos con los registrados en su tarjeta de crédito pues asume que quien brinde los mismos es su propio titular y por ello conoce datos a los que no tiene acceso cualquier persona, además de no tener bases de datos con las cuales confrontar tal información. No obstante esto, el usuario autoriza a Q10 Soluciones a llevar a cabo cualquier verificación o consulta de los datos suyos en cualquier base de datos, centrales de información y riesgo y cualquier otra fuente de información que le brinde historia sobre la forma en la que atiende sus compromisos financieros y crediticios, tanto en el ámbito nacional como en el internacional. El usuario afirma bajo la gravedad de juramento, que no está incluido en la Lista Clinton y que sus ingresos no tienen relación con ningún tipo de actos de aquellos que la legislación colombiana e internacional determinan para el lavado de activos, narcotráfico, terrorismo ni otro delito y que son adquiridos de manera lícita. Información de la cuenta Q10 Académico es un aplicativo Web, el cual proporciona un sitio donde se alojan datos que el usuario administra bajo su cuenta y riesgo. Q10 Soluciones vela por mantener la información de los usuarios, segura y toma las precauciones a su juicio necesarias para ello, más no se responsabiliza por actos mal intencionados de terceros y las consecuencias de ello frente al usuario o frente a terceros. Q10 Soluciones pone en conocimiento de sus usuarios, que la información que suministre se albergará en servidores de terceros, específicamente Microsoft Corporation y Amazon de Estados Unidos de América, que cumplen con los más altos estándares de seguridad e idoneidad. El USUARIO será el único responsable de la cantidad y la calidad de la información tanto personal como de la gestión institucional ingresada, modificada y/o eliminada en el sistema de información para su adecuado funcionamiento y resultados arrojados, estando obligado a hacer uso sano y legal de la plataforma en los términos en que ha sido contratado el servicio y en virtud de ello, deberá tomar las medidas preventivas usuales en la actividad de la computación, con el fin de evitar que eventualmente se produzcan fallas que le causen cualquier tipo de daño o perjuicio, bien sea a la institución que representa o a terceros. El titular de la cuenta o usuario administrador debe ejercer adecuado control sobre los usuarios a los cuales les autorice acceso delimitándoles claramente sus autorizaciones y responsabilidades. En todo caso, Q10 Soluciones queda exonerado de cualquier uso indebido de la información por parte de cualquier usuario. El usuario de Q10 Académico manifiesta ser dueño de la información que ingresa en el sistema y bajo ninguna circunstancia esta información pasará a ser propiedad de Q10 Soluciones, y de manera inversa, esta última sociedad es la única dueña de la plataforma sobre la cual el usuario ingresa la información , sin que respecto de ésta se considera surtida transferencia alguna en razón de éste contrato. Si el usuario da por terminado el contrato, a partir de su finalización, contará con un plazo de 45 días calendario para descargar una copia de seguridad con la última versión de la información estructurada almacenada en Q10 Académico, en el formato XML, pero en ningún momento Q10 Soluciones se obliga a entregar la misma en otro formato diferente ni a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración, ni mucho menos a efectuar un desarrollo para que la información pueda ser analizada, ingresada o digitalizada en cualquier otro software. Adicional a lo anterior, Q10 Soluciones no se responsabiliza por el mal diligenciamiento de un formulario o por la información que erróneamente suministre el USUARIO al momento de realizar un trámite o de ingresar la información al software. Política de privacidad Funciones publicitarias de Google Analytics implementadas en Q10 Soluciones utiliza las audiencias de remarketing de Google Analytics para su uso en Google AdWords y DoubleClick Bid Manager, esto con el fin de publicar campañas de remarketing dirigidas a sus usuarios. El usuario acepta que su información sea tratada para efectos de Big Data y por lo tanto permite que Q10 Soluciones utilice estas herramientas con fines estadísticos. Modo de uso de las cookies Q10 Soluciones, Mediante la instalación de cookies e identificadores propios y de terceros y a través de herramientas para el análisis de uso de cuenta, podrá realizar actividades de seguimiento a los usuarios que utilizan su aplicación. Con estas herramientas, Q10 Soluciones podrá recopilar información de cada usuario para el análisis de estadísticas e implementación de estrategias de comunicación y publicidad. Estas herramientas podrán realizar seguimiento de la configuración del usuario y hacen que su experiencia en la aplicación sea más práctica, reconociendo y recordando sus preferencias y ajustes. En esta medida, Q10 Soluciones podrá recopilar datos de uso, como la duración de uso, o datos demográficos como el origen, el sexo y la edad. Q10 Soluciones usa esta información para fines analíticos. El usuario de Q10 Soluciones podrá deshabilitar estas herramientas. Las actividades de seguimiento adelantadas por Q10 Soluciones también podrán realizarse dentro de la aplicación, para análisis interno, ejemplo, pero no exclusivamente para determinar tendencias y participación en la aplicación, tiempo de uso, preferencia, entre otros. Estas herramientos podrán ser desactivadas por el usuario ‘para conservar su privacidad. Análisis de datos El usuario al crear su cuenta y hacer uso de la aplicación Q10 Soluciones, acepta que LA EMPRESA puede suministrar, transferir, compartir y analizar los datos del giro ordinario de su negocio, con empresas aliadas, fililales, vinculadas o subordinadas de LA EMPRESA en Colombia o cualquier otro país, esta información podrá ser usada para fines comerciales por parte de los terceros. El usuario en cualquier momento puede solicitar a LA EMPRESA que detenga de forma indefinida el proceso de compartir sus datos con terceros, para esto debe realizar su solicitud al correo soporte@q10soluciones.com o comunicarse a través del chat de atención al cliente. Política Comunicacional Al registrar una cuenta con Q10 Soluciones el titular de la cuenta debe introducir un email y un teléfono de contacto, así como registrar todos aquellos datos que el software le solicite a fin de determinar no solo su identificación, sino aquello que le permita al software procesar la información que el mismo usuario diligencie o ingrese. Al hacer esto, acepta recibir todos los correos y llamadas con información sobre el uso de Q10 Soluciones, información promocional u otro tipo de información procesada o enviada por Q10 Soluciones. No obstante lo anterior, Q10 Soluciones no podrá utilizar en beneficio suyo o de terceros, la información que haya ingresado el usuario, sin embargo, podrá utilizar la base de datos de las empresas o usuarias con fines publicitarios o comerciales para sí o para terceros, sin que por ello deba participar de ingreso alguno a los usuarios. El usuario podrá solicitar que sus datos dejen de ser compartidos en cualquier momento y por medio de los canales establecidos y/o a la siguiente dirección de correo electrónico: soporte@Q10soluciones.com Esta cláusula se interpretará sin detrimento de la autorización de uso de información a que se refiere el título “Política de Privacidad”. La autorización a que se refiere ésta cláusula podrá ser revocada por el usuario en cualquier tiempo escribiendo a la siguiente dirección de correo electrónico: soporte@q10soluciones.com Adicionalmente los usuarios tendrán habilitada la posibilidad de comunicarse con el equipo de Q10 Soluciones en caso de que tengan preguntas o dudas por resolver, preguntas generales sobre su cuenta o sobre el software como tal. Para los casos anteriores, deberán escribir a soporte@q10soluciones.com. o utilizar la pestaña de soporte disponible en la aplicación. Seguridad de la Cuenta Q10 Soluciones vela por la seguridad de la contraseña que provea el titular de cuenta y los usuarios a la hora de registrar una cuenta con Q10 Soluciones y garantiza que tomará las medidas que se encuentren a su alcance para que esta contraseña no sea vista por terceros, mas no puede arrogarse la responsabilidad de garantizar su confidencialidad. Por otro lado Q10 Soluciones no se responsabiliza por el mal uso de la contraseña por parte del usuario ni por el uso de contraseñas que sean fáciles de descifrar, asumiendo que siempre que se acceda al sistema, lo hace el usuario directamente. Operación del Sitio Q10 Soluciones llevará a cabo las gestiones que a su juicio estime conducentes, tendientes a que los sitios webs asociados siempre estén disponibles para el usuario, pero no garantiza lo anterior, tanto por los daños en las comunicaciones, por actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de los sitios u otro tipo de actos que se escapen del alcance y responsabilidad directa de Q10 Soluciones. No obstante lo anterior, Q10 Soluciones garantiza a los usuarios que pagan por el servicio, que el software estará disponible en q10academico.com desde cualquier lugar del mundo que permita una conexión a internet, siempre y cuando el usuario recuerde las credenciales de su cuenta y las condiciones de prestación del servicio de conexión a Internet por parte de cada proveedor, lo permitan, lo cual escapa de las obligaciones de Q10 Soluciones, de manera tal que si no se pudiera acceder por el tipo de conexión y las características que le sean propias, por fallas en la comunicación o por el deficiente servicio del mencionado proveedor, ello no implica en ningún momento incumplimiento de la prestación del servicio contratado por parte de Q10 Soluciones. En cuanto al mantenimiento y reestructuración del sitio, Q10 Soluciones se reserva el derecho de hacerlo sin previo aviso a los usuarios, pero procurará que se les brinde un aviso con la antelación que a su juicio considere conveniente o prudente para evitar incomodidades o eventuales perjuicios en el procesamiento de datos o de información. Limitaciones EL CLIENTE no podrá aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software, ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente. Además queda prohibida la separación de los componentes. Q10 SOLUCIONES autoriza el uso del software como un producto único. Las partes que lo componen no se podrán separar para utilizarlas en más de aquellas unidades o estaciones de trabajo en las que lo instale LA EMPRESA, ni hacer uso de ellas por separado. El usuario comprende que faltar a lo dispuesto en ésta cláusula constituye un delito de acuerdo al artículo 272 del Código Penal Colombiano. Interrupción y Terminación del Servicio Q10 Soluciones se reserva el derecho de terminar el servicio en cualquier momento, tanto de manera permanente como temporal, para aquellos casos en los que se deban realizar pagos sucesivos. Q10 Soluciones podrá terminar de manera unilateral la cuenta de un usuario en los siguientes escenarios: (i) En caso de que el USUARIO utilice los servicios prestados por Q10 Soluciones para fines contrarios a la ley, especialmente aquellos que contraríen derechos de propiedad intelectual de terceros y sobre de todos de Q10 Soluciones y de otros usuarios; (ii) En caso de que Q10 Soluciones encuentre que el USUARIO está haciendo uso de su cuenta para la transmisión de programas malignos como virus, malwares, spywares, troyanos o similares, que puedan comprometer el debido funcionamiento de la plataforma de Q10 Soluciones o que perjudiquen a terceros; (iii) Cuando existan elementos que permitan inferir a Q10 Soluciones que el USUARIO no cuenta con la edad mínima para contratar los Servicios, en los términos del artículo segundo de estas Condiciones. Q10 Soluciones se reserva el derecho a decidir si el contenido publicado por los usuarios, al igual que el material de texto o fotográfico que sea cargado a la página web de Q10 Soluciones resulta apropiado y se ajusta a las Condiciones. En éste sentido, Q10 Soluciones podrá impedir la publicación y comercialización de contenido que infrinja derechos de imagen, de habeas data y de privacidad de terceros, así como aquellos que resulten ofensivos, difamatorios o que constituyan infracciones a la ley. Parágrafo: Suspensión Del Servicio. LA EMPRESA se reserva el derecho de suspender la prestación de los servicios al USUARIO y de inhabilitar su acceso al Software, así como a cualquiera de los módulos creados para EL USUARIO si luego de dos intentos de cobro del servicio el recaudo resulta fallido, o en caso de no recibir el pago del servicio en la forma acordada. Se dará la suspensión del servicio al USUARIO con aviso anticipado. En caso de suspensión, la cuenta del USUARIO no será reactivada hasta que el pago de todas aquellas deudas que en ese momento se encuentren a cargo del usuario se hayan realizado por completo. Si luego de tres intentos de cobro del servicio el recaudo resulta fallido, el USUARIO debe realizar el pago del dinero adeudado mediante un enlace de pagos. Para obtener el enlace donde se debe realizar el pago, el USUARIO debe comunicarse con el equipo de soporte de Q10 Soluciones escribiendo a www.q10soluciones.com/contacto La suspensión de la cuenta del USUARIO no elimina su obligación de pagar las deudas pendientes, así como tampoco el porcentaje cobrado impide la generación de los gastos de cobranza e indemnización de perjuicios que se pudiesen generar a favor de Q10 SOLUCIONES por tal incumplimiento. En caso de falta de pago, o uso indebido de la cuenta, el usuario recibirá a su correo una notificación a partir de la cual tendrá un periodo de gracia de 45 días durante el cual podrá consultar su cuenta y la información que hasta el momento se encuentre almacenada en ella, pero sin la posibilidad de agregar nueva información. El usuario será responsable de copiar o sustraer dicha información, por cuanto una vez venza el periodo de 45 días, Q10 Soluciones dejará de ser responsable de la información albergada en la cuenta y esta podrá ser eliminada libremente. Legislación Aplicable y Jurisdicción Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Si cualquier parte de este contrato se declara nula o contraria a la ley, entonces la provisión inválida o no exigible se considerará sustituida por una disposición válida y aplicable que más se acerque a la intención del contrato original y el resto del acuerdo entre Q10 Soluciones y el usuario continuará en efecto. A menos que se especifique lo contrario en este documento, estas Condiciones constituyen el acuerdo completo entre usted y Q10 Soluciones con respecto a los Servicios de Q10 Soluciones y reemplaza a todas las comunicaciones previas y propuestas, tanto de manera electrónica, oral o escrita, entre el usuario y Q10 Soluciones con respecto a los Servicios de Q10 Soluciones. Derecho de retracto. El USUARIO podrá ejercer su derecho al retracto en los términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, es decir, podrá solicitar que se reverse la transacción perdiendo el dominio sobre su cuenta y recibiendo la devolución de lo pagado. Para efectos de poder ejercer el derecho de retracto será necesario que el USUARIO lo ejerza dentro de la oportunidad legal, es decir durante los cinco (5) días posteriores a la celebración del contrato. Comentarios y Preguntas En caso de existir consultas, quejas o reclamos sobre la información contenida en el presente documento de Términos y Condiciones, por favor escribir al correo soporte@q10soluciones.com, utilizando como asunto: Comentario Términos y Condiciones. Última actualización: 01 de diciembre de 2018. POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Q10 SOLUCIONES S.A.S Para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, la empresa Q10 SOLUCIONES S.A.S., sociedad legalmente constituida, identificada con NIT N° 900.299.474-6, domiciliada en el municipio de Medellín, Antioquia, promulga y acoge la presente política para el tratamiento de los datos personales de aquellas personas naturales y jurídicas que, en desarrollo de su objeto social, tengan que ser conocidos y tratados por la empresa. Con la presente política se pretende garantizar los derechos a la privacidad, a la intimidad, el buen nombre y todos aquellos derechos que se ven involucrados en desarrollo del tratamiento de los datos personales, para lograr este objetivo la actuación de la empresa se regirá por los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad, transparencia y otros que se enunciarán más adelante. Todas las personas que en desarrollo de cualquier actividad comercial o de otra índole llegaren a suministrar a Q10 SOLUCIONES S.A.S cualquier tipo de información o dato podrán conocerla, rectificarla o actualizarla en los términos de la presente política. EMPRESA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Q10 SOLUCIONES S.A.S, sociedad comercial del tipo de sociedad por acciones simplificada, constituida por documento privado del 10 de junio de 2009 en la ciudad de Medellín, Antioquia, debidamente registrado en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, identificada con NIT No. 900.299.474-6. DIRECCIÓN: Cra. 75 N°45F – 23, de la ciudad de Medellín, Antioquia. CORREO ELECTRÓNICO: datospersonales@q10soluciones.com TELÉFONO: (0574) 4441035 - 3137181411 PÁGINA WEB: www.q10soluciones.com MARCO LEGAL. Constitución Política de Colombia, Artículo 15 y demás concordantes. Ley 1266 de 2008. Ley 1581 de 2012. Decreto 1377 de 2013 Decreto 886 de 2014 Decreto 1074 de 2015 Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional APLICACIÓN. La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de Q10 SOLUCIONES S.A.S. CONCEPTOS BÁSICOS. Para el desarrollo de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos. Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva Dato Sensible: Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. PRINCIPIOS RECTORES Para efectos de garantizar la protección de datos personales, la empresa dará aplicación a los siguientes principios Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley. Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma. DERECHOS DE LOS TITULARES a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando: El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes Los menores de edad son Titulares de sus datos personales y por lo tanto portadores de los derechos correspondientes. De acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos. DEBERES DE Q10 SOLUCIONES COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Q10 SOLUCIONES manifiesta que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. La Empresa hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada dentro de su objeto social respetando en todo caso la normativa vigente sobre la Protección de Datos Personales. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio Deberes como Encargados del Tratamiento. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley; d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley; f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; g) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley; h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO El tratamiento de los datos personales de empleados, contratistas, clientes, proveedores o de cualquier persona con la cual la empresa tuviera establecida una relación, se realizará bajo las normas aplicables a la materia, los datos serán recolectados y tratados en específico para los siguientes fines: Desarrollar el objeto social de la empresa. Realizar envío de información relacionada con la empresa y su portafolio de servicios. Cumplir con las normas aplicables a proveedores y contratistas, especialmente con el Código de Comercio y el Estatuto Tributario. Cumplir con las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 100 de 1993 y demás normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social. Mantener contacto permanente con clientes y proveedores. Cumplir con los compromisos contractuales. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO Q10 SOLUCIONES requiere del consentimiento previo y expreso del titular de los datos personales para el tratamiento de estos, exceptuando los casos expresamente autorizados por la ley: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Manifestación de la autorización La autorización deberá de ser otorgada por el titular, por un apoderado o representante de este debidamente acreditado, o por sus causahabientes, debidamente acreditados. Medios para otorgar la autorización Q10 SOLUCIONES obtendrá la autorización necesaria a través de diversos medios que pueden ser físicos, electrónicos, mensajes de datos, internet, sitio web, medios que permitan la obtención de una autorización inequívoca y plena realizada por el titular. La autorización siempre será solicitada de manera previa al tratamiento. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO Q10 SOLUCIONES garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales. Consultas Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, la Empresa garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, la Empresa garantiza: Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. Establecer formularios, sistemas y otros métodos. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación. Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Medios para otorgar la autorización Las consultas que se efectúen respecto a datos personales podrán ser remitidas a través de los siguientes medios: De forma física, a la dirección Carrera 75 No. 45F – 23 de la ciudad de Medellín, Antioquia. Vía telefónica a la línea (0574) 4441035 o al celular 3137181411 A través de la página web www.q10soluciones.com , enlace de contacto. A través del correo electrónico: datospersonales@q10soluciones.com Reclamos El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento. Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso que la persona que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Rectificación y Actualización de Datos Q10 SOLUCIONES tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Para el efecto se tendrá en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. La Empresa tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros. La Empresa podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que se pondrán a disposición de los interesados a través de los diferentes canales de consultas mencionados arriba. Supresión de Datos El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Q10 SOLUCIONES la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la Empresa. El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando: El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. Revocatoria de la Autorización Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello se ponen a disposición los canales de consulta arriba anunciados, la revocación del consentimiento puede darse: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que Q10 SOLUCIONES debe dejar de tratar por completo los datos del Titular. Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, la Empresa deberá dejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo. Contratos En los contratos laborales, Q10 SOLUCIONES incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular. También incluirá la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales Q10 SOLUCIONES tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hará mención a esta Política. En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, la Empresa le suministrará dichos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular para esta transferencia. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por Q10 SOLUCIONES y delimitan de manera precisa el uso que dicho terceros le pueden dar a los datos. Transferencia de Datos Personales a Terceros Países La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del Titular. REGLAS GENERALES APLICABLES Q10 SOLUCIONES establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal: Q10 SOLUCIONES garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información. Q10 SOLUCIONES tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes. En los casos que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental. Se realizarán auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Es responsabilidad de los empleados y colaboradores de la Empresa reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona. Para garantizar la protección de la información personal, la Empresa adoptará, en sus portales transaccionales, todos los mecanismos para garantizar la confidencialidad de la información. Para esto podrá adoptar mecanismos de seguridad tecnológicos como es el caso de software de seguridad, firewall, antivirus, back-up diario con réplica de este en distintos sitios, sistema operativo actualizado constantemente, copia de seguridad diaria en distintos servidores, Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS), como las herramientas necesarias para resguardar y proteger las bases de datos de la entidad. La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores y contratistas será un complemento fundamental de estas Políticas. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, Q10 SOLUCIONES inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las base de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Compañía (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014). La Empresa indicará en el Registro Nacional de Base de Datos la razón social, número de identificación tributaria, ubicación y contacto de los Encargados del tratamiento de sus bases de datos (artículo 7 del Decreto 886 de 2014). La Empresa deberá actualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se presenten cambios sustanciales a la misma.